Quando si pensa di introdurre un CPQ in azienda, le motivazioni principali sono:

• velocizzare il processo di preventivazione verso i clienti
• rendere l’informazione consistente e precisa
• consentire di avere informazioni strutturate riguardante le necessità dei propri clienti

In azienda questo strumento si aggiunge ad altri software tipicamente utilizzati per altre finalità (ERP, CRM, MES, Gestione Documentale, PLM, ecc). Ma si tratta di un ulteriore elemento a sé stante oppure si può pensare ad una integrazione?

Standalone

Un configuratore potrebbe funzionare anche in modalità standalone, magari con la funzione di generatore di documenti e contratti in funzioni delle selezioni che sono state fatte. Con questo approccio si ha un sistema controllato e più gestito del semplice foglio excel.

CPQ + CRM

I CRM ed ERP più utilizzati consentono di gestire gli articoli codificati in modo efficiente (listini, distinte base, codifiche), ma hanno qualche problema quando questi sono personalizzati e si ha una gestione quasi puntuale di quello che il cliente richiede. Quindi ci si potrebbe affidare a moduli integrati o a configuratori che consentano di gestire anche queste situazioni.

La connotazione commerciale di un CPQ potrebbe far pensare alla possibilità di utilizzo come estensione del CRM. In questo caso, i vantaggi maggiori riguardano il reparto commerciale, che può adottare uno strumento pensato per la gestione delle richieste dei propri clienti.

CPQ + ERP

In altri casi potrebbe essere interessante introdurre un configuratore più orientato all’utilizzo da parte di tecnici di prevendita e ufficio tecnico, con inevitabili collegamenti con ERP o PLM. L’idea di effettuare delle scelte in un software che le trasforma in una distinta base, magari non completa, ma comunque significativa, è uno dei fattori di soddisfazione degli utenti che ho riscontrato nei progetti che ho gestito.

In entrambe le situazioni sopra descritte, è comunque consigliabile coinvolgere nell’analisi del progetto sia la parte commerciale che quella tecnica, in modo che l’approccio sia comprensivo di entrambe i punti di vista. Questo è importante, poiché all’interno del configuratore viene codificato quello che l’azienda vuole/può offrire ai propri clienti.

CPQ bridge tra CRM e ERP

Uno scenario più complesso, ma anche molto interessante, è l’utilizzo del configuratore come bridge di integrazione tra CRM e ERP. Un possibile processo potrebbe essere:

• Lancio del configuratore da una offerta del CRM
• Compilazione delle scelte nel configuratore secondo i vincoli implementati
• Salvataggio della configurazione nell’offerta del CRM
• Contrattazione con il cliente/eventuale revisione della configurazione/varia attività commerciale fino alla conferma
• Apertura della configurazione e salvataggio della configurazione come Conferma d’Ordine nell’ERP (generazione dell’articolo, della sua distinta base, dei suoi cicli e di quanto serva per procedere)
• Gestione del documento ordine di vendita nell’ERP, lancio di produzione, ecc.

Con quest’ultima soluzione, oltre a mettere in comunicazione due sistemi nati per finalità e scopi differenti, l’azienda ha l’occasione di evidenziare e gestire le tipiche incongruenze e incomprensioni del reparto tecnico e di quello commerciale. Infatti, il CPQ può orchestrare il dialogo tra i due sistemi solamente se la base delle regole viene condivisa.